Обсуждение: архивирование документов по прошедшим процедурам

[NadinS]

Добрый день! Кто как хранит заявки участников? Все заявки на все закупки в одном месте? или на каждую закупку в отдельной папке?

Какая-то неудачная ссылка, как ни пыталась в тексте найти сроки, так и не нашла: поле документа обрезается как раз, видимо, на сроках хранения.

Привет, Alienora! У меня нормально открывается.
Мнение, причём частное.
Здесь другое:

 

Регламентируемые сроки

Однозначного ответа на вопрос 44-ФЗ не дает. Но в нем можно найти указания на сроки хранение документов, оставшихся после отдельных процедур. Так, в соответствии со статьей 53 заявки на участие в конкурсе, протоколы, вся конкурсная документация и изменения к ней подлежат хранению на протяжении трех лет. После этого заказчик на свое усмотрение может продолжить ее хранение или передать на уничтожение.

Аналогичная информация касается и закрытых аукционов. Порядок хранения документации, всех протоколов, а также разъяснений документации прописан в части 13 статья 90 44-ФЗ. Согласно этому пункту срок хранения составляет не менее трех лет.

Ответственность за хранение документации, связанной с электронными аукционами возлагается также и на электронные торговые площадки. Это установлено пунктом 10 статьи 60.

Трехгодичный срок хранения документов подтверждается и статьей 196 Гражданского кодекса. Именно такой период считается сроком исковой давности. Соответственно, более длительное хранение с точки зрения разрешения претензионных ситуаций не имеет смысла.

Одновременно с этим Министерство культуры издало приказ за номером 273, в котором утверждается перечень документов, подлежащих длительному хранению. Из этого приказа следует вывод, что всю документацию, имеющую отношение к закупкам государственных учреждений, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Сведения о крупных закупках должны храниться не менее 10 лет.


Что же делать заказчику?

Приказ Министерства культуры идет в разрез с 44-ФЗ. Согласно российскому законодательству федеральные законы имеют приоритет над приказами отдельных министерств. В связи с этим во избежание конфликтных ситуаций заказчику стоит руководствоваться следующими правилами:
1
Документы, которые относятся к закрытым аукционам и конкурсам, хранить на протяжении минимум трех лет.
2
Документы по всем остальным видам закупок хранить на протяжении пяти лет.
3
Всю документацию, которая касается крупных закупок, хранить не менее 10 лет. А по истечению этого срока передавать в архив.

http://goszakupkirf.ru/poleznye-stati/1 ... v-po-44-fz

[Alienora]

Привет, NadinTB555!

[Милович]

Уничтожение в течение 5 лет с даты последнего документа

Можно ссылку на НПА по поводу 5 лет...
В мои времена меньше чем 75 лет не было в архивном деле...

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

Положение о закупках товаров, работ, услуг -постоянно (п.274)
Протокол ЕЗК по закупочной деятельности; Планы закупок. Изменения в планы закупок; Закупочная документация; Заявки участников закупочных процедур - 5 лет, п.273
Переписка с ФАС и т.п. - 5 лет (п.178)

[Alienora]

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

Положение о закупках товаров, работ, услуг -постоянно (п.274)
Протокол ЕЗК по закупочной деятельности; Планы закупок. Изменения в планы закупок; Закупочная документация; Заявки участников закупочных процедур - 5 лет, п.273
Переписка с ФАС и т.п. - 5 лет (п.178)

Тоже этим НПА пользуюсь.

[Просто Петр]

Добрый день! Кто как хранит заявки участников? Все заявки на все закупки в одном месте? или на каждую закупку в отдельной папке?

Какая-то неудачная ссылка, как ни пыталась в тексте найти сроки, так и не нашла: поле документа обрезается как раз, видимо, на сроках хранения.

Там шапочка имеется- что хранится пять лет. А дальше- перечень.
Смотрите в таблице, какие закупочные документы из перечня хранят пять лет.

[Alienora]

Там шапочка имеется- что хранится пять лет. А дальше- перечень.
Смотрите в таблице, какие закупочные документы из перечня хранят пять лет.

А после шапочки ещё такое
Сколько хранить бумажные документы по закупкам: выберите вариант, который подходит именно вам – Госзакупки.ру Официальн…
Особо одарённым не уразуметь

[Просто Петр]

Особо одарённым не уразуметь

Да не, это просто криворуким не скопировать нормально.
Так гляньте

[Alienora]

Особо одарённым не уразуметь

Да не, это просто криворуким не скопировать нормально.
Так гляньте

Другое дело))

[Юрист_НН]

Спасибо конечно) про сроки хранения очень интересно)) НО!... я спрашивала КАК вы храните заявки участников в бумажном виде.
Отдельно по каждой закупке в каждой папке или все вместе в одной коробке или еще как?

[Милович]

Спасибо конечно) про сроки хранения очень интересно)) НО!... я спрашивала КАК вы храните заявки участников в бумажном виде.
Отдельно по каждой закупке в каждой папке или все вместе в одной коробке или еще как?

223 - храню либо в коробках из под А4, если закупка вмещается в эту коробку, либо в отдельной коробке каждая заявка, когда нам например приносят коробки раза в 4 больше чем коробки из под А4.
В идеале - нужно вентилируемое помещение с кондиционером с автоподдержанием температуры и влажности...но это мечты...