Вопросы: общие по заключению контракта - архив 1

[Viktorina]

Коллеги, подскажите пожалуйста, планируем провести закупку ЭА. Но т.к. это специальная оценка условий труда, у нас есть 6 месяцев для выполнения работ. Проблема в следующем, сейчас мне нужно провести все процедуры ЭА, а само оказание услуги должно быть в октябре, т.к. отпускной период и в основном все члены приемочной комиссии в отпуске. Вопрос в следующем, можем ли мы сейчас провести ЭА, подписать контракт с победителем, а саму аттестацию провести в октябре? И как это правильно прописать в контракте?

[ДиМкА]

Вопрос в следующем, можем ли мы сейчас провести ЭА, подписать контракт с победителем, а саму аттестацию провести в октябре? И как это правильно прописать в контракте?

Можно попробовать, например, указать в контракте, что работы будут выполняться с (указываете конкретную дату) по (указываете конкретную дату).

[natalie88]

Добрый день!
Генеральный директор на которого оформлена ЭЦП и который подписывает контракты уезжает на месяц, скажите, пожалуйста, может ли другой сотрудник подписывать бумажные варианты контрактов (при необходимости), дополнительные соглашения и тд по доверенности, если ЭЦП на него не оформлена.
Если да, то какая форма должна быть у этой доверенности и заверять ли её у нотариуса?
Прописано ли это где-то в 44 ФЗ?
Если кто-то может подсказать, откликнитесь, пожалуйста

[ДиМкА]

Если кто-то может подсказать, откликнитесь, пожалуйста

По поводу доверенности и передачи ЭП.

 Директор решил передать свою электронную подпись

Может ли генеральный директор передать сотрудникам свою электронную подпись и будет ли он в этом случае нести ответственность за последствия, наступившие в результате ее использования, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Татьяна Чашина и Артем Барсегян.

Вправе ли генеральный директор АО передавать свою электронную цифровую подпись для использования сотрудникам управления закупок в целях заключения контрактов, подписания платежных поручений для их оплаты, оформив такую передачу соответствующим распоряжением? Будет ли нести в таком случае генеральный директор ответственность за ненадлежащие (неправомерные) действия, совершенные сотрудниками управления закупок с использованием принадлежащей ему ЭЦП? Можно ли оформить ЭЦП на имя кого-либо из сотрудников управления закупок, имеющих доверенности на осуществление полномочий, подписанные генеральным директором?

Прежде всего отметим, что использование электронной подписи - аналога подписи собственноручной допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ).

Электронная подпись (далее - ЭЦП) - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ установлены виды ЭЦП: простая электронная подпись и усиленная, которая, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной. От простой усиленную электронную подпись отличают обязательное наличие ключа электронной подписи (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи) и ключа проверки электронной подписи (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате - электронном документе или документе на бумажном носителе, выданным удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи (п.п. 2, 3, 5, 6 ст. 2, п.п. 2, 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Для неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие такой электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без использования этого документа (п. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). В свою очередь, одним из требований, которым должна соответствовать квалифицированная электронная подпись, является требование об указании ключа проверки электронной подписи в квалифицированном сертификате (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Как следует из п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ, сертификат ключа проверки электронной подписи может быть выдан и юридическому лицу. В этом случае в нем указываются наименование и место нахождения юридического лица, а также физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Иначе говоря, это может быть или генеральный директор, или иное лицо, уполномоченное доверенностью. При этом ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено.

Таким образом, электронная подпись может быть оформлена как на генерального директора акционерного общества, так и на иное лицо, действующее по доверенности.

Далее, по общему правилу, закрепленному в п. 1 ст. 4 Закона № 63-ФЗ, вид используемой ЭЦП определяется участниками электронного взаимодействия по собственному усмотрению, если только нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия не установлены требования об использовании ЭЦП конкретного вида в соответствии с целями ее использования.

Так, например, электронный документооборот в контрактной системе в сфере закупок осуществляется с использованием неквалифицированной усиленной электронной подписи (п. 3 ч. 1 ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд"), тогда как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" предполагает составление первичных учетных документов как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, заверенного электронной подписью (п. 5 ст. 9 этого Закона) (при этом отметим, что для целей бухгалтерского и налогового учета первичные учетные документы, в том числе платежные поручения, составленные в электронной форме, должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью, что следует из п.п. 1, 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ и письма Минфина РФ от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).

Обратите внимание, что возможности установления в сертификате неквалифицированной усиленной электронной подписи ограничений на ее использование законом не предусмотрено, в отличие от сертификата квалифицированной усиленной электронной подписи, который, впрочем, также может и не содержать таких ограничений (п. 4 ст. 11 Закона № 63-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия. Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей электронных подписей другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия. В противном случае речь идет о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, о котором её владелец обязан уведомить удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении. Он также обязан не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена (п.п. 2, 3 ст. 10 Закона № 63-ФЗ).

Тем не менее полагаем, что норма п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности (ст. 185 ГК РФ), а только указывает на техническую возможность простановки электронной подписи другим лицом (например, техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки электронной подписи. Повторим, что электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ответственность за исполнение которой лежит на её владельце. Непосредственно же передачу права использования ЭЦП от её владельца иному лицу Закон N 63-ФЗ не предполагает.

В случае несанкционированного использования ЭЦП ответственность за неправомерные последствия такого использования может быть возложена на владельца (смотрите, например, постановление Ленинского районного суда г. Владивостока Приморского края от 08.12.2014 по делу № 5-1087/2014).

30.03.2015

https://rg.ru/2015/03/30/garant.html
http://www.garant.ru/consult/civil_law/614678/

 Законна ли передача ЭЦП другому лицу и какие это имеет последствия?

Хорошо это или плохо, но отечественная практика ведения бизнеса построена на принципах, далеких от европейских стандартов. Типичный руководитель предприятия подбирает персонал исходя из доверительных отношений. Занимаясь в основном организационной деятельностью, он не имеет ни времени, ни желания на деловодство. В результате, многие бумажные документы подписываются от его имени (мягко говоря), а по правде сказать – подделываются с его согласия секретарем или личным помощником. Передача ЭЦП другому лицу без оформления какой-либо документации – тоже не редкость

Незадокументированная передача ЭЦП
Главным фактором доверия к ЭЦП является собственноручность. Поэтому практика использования чужой оцифрованной подписи компрометирует саму ее сущность. Ведь квалифицированная ЭП обладает такой же силой, как личная подпись руководителя и печать предприятия, вместе взятые
Законодательно установлено, что разглашение тайны личного закрытого ключа означает его компрометацию и является основанием для обязательного отзыва сертификата, поскольку факт перехода ключа ставит под сомнение достоверность всех подписанных с его помощью электронных документов. При таких обстоятельствах ключ подлежит ликвидации, о чем должен быть составлен акт об уничтожении ЭЦП.

Нормативное регулирование

Профильный закон «Об ЭП» никак не регламентирует порядок передачи ЭЦП владельцем другому лицу. Более того, законность такой передачи находится под сомнением и является спорной.

Отдельные компании практикуют такую передачу. Оформить ее переход от одного собственника к другому призван приказ о передаче ЭЦП. Но дело том, то сама подпись как реквизит документа предполагает среди прочего ФИО человека, который является уполномоченным представителем юридического лица. Приказ руководителя, как и акт приема-передачи ключа ЭЦП, конечно, являются важными документами, но все же имеют внутренний характер. Таким образом, получатель электронного документа, будь то контролирующий орган государственной власти или контрагент – субъект хозяйственной деятельности, никак не могут (и не должны) устанавливать, что подписывал документ не тот, кто обозначен в нем подписантом.

Юридические последствия
1. При рассмотрении в арбитражном суде вопроса о действительности очевидно невыгодного договора, который по ошибке или умышленно был подписан от имени руководителя заместителем или секретарем, нельзя ссылаться на то, что со стороны потерпевшего предприятия договор подписало неуполномоченное лицо.
2. В случае наложения налоговыми или другими контролирующими структурами штрафных санкций за недостоверность сданной отчетности, отвечать придется уполномоченному лицу, доверившему ключ и печать постороннему человеку.
3. Акт передачи ЭЦП может служить доказательством невиновности хозяина разве что в уголовном деле, заведенном по факту экономического преступления, поскольку со стороны владельца сертификата ключа его разглашение будет квалифицироваться как небрежность, а со стороны незаконно использовавшего в противоправных целях – как подделка.

http://documentooborot.com/podpis/pered ... -licu.html

 Кто ответит за электронную подпись?

Изучаем последствия передачи своей ЭП другим сотрудникам.
Использование электронной подписи (ЭП) получило широкое распространение в хозяйственной практике. Однако ЭП воспринимается скорее как удобный инструмент документооборота, нежели как личная подпись конкретного лица. Ее получение стоит недешево, поэтому, вместо того чтобы оформить электронную подпись нескольким сотрудникам, ЭП одного лица нередко передают в пользование другому. И даже иногда оформляют этот факт приказом (к примеру, когда руководитель или главбух уходит в отпуск либо по иным причинам отсутствует в офисе).
Рассмотрим, насколько это законно и каковы могут быть последствия таких действий.

Что говорит закон
Согласно ГК РФ электронная подпись — это аналог собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А руку свою вы передать никому не можете, равно как и право пользования ею. Таким образом, передача электронной подписи другому лицу — это нонсенс. Законно использовать ЭП может только тот, на кого она оформлена.
Именной характер ЭП исключает и оформление доверенности на ее использование. Можно уполномочить другого человека сделать что-то в ваших интересах, для чего ему понадобится подписываться за вас. Но представитель, конечно же, будет ставить свою подпись на документах, а не вашу.
Казалось бы, все очевидно, но у нас есть еще и Закон об электронной подписи. Его формулировки довольно противоречивы и многих ввели в заблуждение.
Так, Закон обязывает владельцев ключа ЭП сохранять его конфиденциальность и не использовать ключ в случае ее нарушения (подп. 2 п. 2 ст. 9, пп. 1, 3 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). Что такое конфиденциальность? Это сохранение секретности информации от других лиц, исключение ее утечки. Значит, никто, кроме вас, не должен иметь доступа к ключу.
Закон также говорит, что ЭП должна позволять определить конкретное лицо, подписывающее документ (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ). Если ЭП пользуется ее владелец, то это условие выполняется. А если иное лицо? Пользователь электронного документа все равно видит только данные владельца, понять, кто его «замещает», нет возможности. Следовательно, пользователь получит неверную информацию, проще говоря, будет обманут.
Однако прямого запрета на передачу ключа электронной подписи в Законе нет.
Больше того, в качестве разъяснения правила о конфиденциальности Закон об электронной подписи требует не допускать использование ключа усиленной ЭП без согласия его владельца (п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Что и порождает ошибочное мнение о законности передачи ЭП, если ее владелец не возражает против этого.

Что происходит на практике
Так, даже Минкомсвязи, уполномоченный орган в сфере использования ЭП (п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 02.06.2008 № 418), не видит проблемы в передаче электронной подписи, оформленной на одно лицо, другому лицу. Пресс-служба ведомства сообщила нам следующее.

“Участники электронного взаимодействия обязаны не допускать использование принадлежащих им ключей электронной подписи без их согласия (ст. 10 Закона № 63-ФЗ). То есть в принципе использование ключа ЭП, принадлежащего одному лицу, другим лицом допускается, прямого запрета на это в законе нет.
При этом передавать сертификат ключа проверки электронной подписи другому сотруднику организации можно исключительно в случае наделения его полномочиями действовать от имени компании в том же объеме, что и сотрудник — владелец квалифицированного сертификата. Предоставление полномочий оформляется приказом руководителя организации, также необходимо получить согласие владельца сертификата ключа проверки на использование этого сертификата другим лицом”

Аналогичное мнение высказал и специалист Федеральной налоговой службы.

“При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия (п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Таким образом, при наличии волеизъявления участник электронного взаимодействия может допустить использование ключа ЭП третьим лицом”

А вот разработчик программного обеспечения, к которому мы обратились за консультацией, сомневается в законности передачи ключа ЭП.

“Использование любого вида электронной подписи должно так или иначе говорить о том, что подпись сделана конкретным лицом (ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Для этого в Законе и прописана обязанность обеспечить конфиденциальность ключей. Поэтому смысл издания приказа о передаче ключа считаю спорным”.

Возможные риски передачи ЭП
Поскольку нормативного запрета нет, люди часто рассуждают таким образом: ну да, использовать чужую ЭП неправильно, но мы же для дела, никому от этого хуже не будет, а пользователи нашей электронной документации ничего не узнают. Однако это не всегда так. Прежде всего, когда вы доверяете свою ЭП другим людям, контроль за конфиденциальностью ключей неизбежно снижается. Ваш «заместитель» может просто проявить невнимательность и допустить, чтобы ЭП воспользовался посторонний, либо неосторожно словить вирус, который скачает информацию. В результате ЭП попадет к жуликам и организация потеряет деньги или информацию. Но есть и другие опасности.
Рассмотрим судебную практику из различных сфер применения ЭП.

Банки
Как правило, сотрудники банков в курсе, что ЭП не всегда использует то лицо, на которое она оформлена. Что не означает, будто банк признает это законным. Просто риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несет клиент. Это следует из Закона (п. 1 ст. 854, п. 1 ст. 845, п. 3 ст. 847 ГК РФ) и всегда четко прописывается в договоре. Поэтому если со счета организации с помощью вашей ЭП незаконно спишут деньги, убытки с банка взыскать не получится (Постановления АС ЗСО от 20.02.2015 № А27-5335/2013; ФАС МО от 05.08.2014 № А40-82734/2013). Суды считают, что банк обязан исполнять платежное поручение, подписанное корректной ЭП (п. 1 ст. 845 ГК РФ). Возмещение понесенного ущерба можно требовать только со злоумышленников, каким-либо образом получивших доступ к ЭП сотрудника. Но для этого их надо сначала установить.
Важно отметить, что выявляемые в суде факты передачи ЭП другим лицам всегда оцениваются как нарушение договора со стороны клиента банка.
Так, во время внезапного отключения компьютера, на котором стояла программа «Клиент-Банк», с расчетного счета ООО было списано более 1,7 млн руб. Спор с банком о взыскании убытков общество проиграло. Судьи указали, что платежное поручение было подписано действующей ЭП директора, а ООО нарушило условия договора с банком об обеспечении конфиденциальности. В частности, носитель с главным ключом и ЭП директора ООО был передан главному бухгалтеру, у которого он хранился в сейфе (Постановление ФАС ЦО от 03.09.2013 № А35-10589/12).
В другом случае 96 тыс. руб. «ушли» со счета ООО на основании платежного поручения, подписанного ЭП уже уволенного директора (о назначении нового в банк не сообщали). А пользовался этой ЭП, как установило следствие, вообще бухгалтер. Суд отметил, что ООО не обеспечило режим секретности ключа ЭП и передало его в пользование третьему лицу, чем нарушило требования Закона об ЭП. Во взыскании денег с банка было отказано (Постановление ФАС ЗСО от 05.12.2011 № А21-8586/2010).

Контрагенты
Если документ, с которым не согласна организация, подписан действующей ЭП ее сотрудника, то отвертеться от документа вряд ли удастся. Так, суд принял решение о взыскании с ООО задолженности по договору поставки, хотя организация утверждала, что не получала спорного товара. При этом в наличии была товарная накладная, подписанная ЭП работника компании. По мнению организации, этой ЭП воспользовалось некое неуполномоченное лицо. В процессе разбирательства было установлено, что договор ООО с поставщиком предусматривал использование ЭП при составлении первички, в том числе и формы № ТОРГ-12. ЭП ответственного лица признали действительной (Постановление ФАС ВВО от 11.08.2010 № А43-5226/2010).
Если спора нет, но контрагент узнал, что ЭП руководителя применил другой сотрудник, к примеру, при подписании контракта, это не так страшно. По правилам ГК РФ организация может направить письмо другой стороне о том, что она одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом, и таким образом снять проблему (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

Госзакупки
Довольно неприятные последствия использования чужой ЭП могут быть у организаций, участвующих в госзакупках. В судебной практике есть случай, когда ООО в результате на 2 года оказалось в реестре недобросовестных поставщиков. А дело было так: генеральный директор подписал госконтракт по результатам открытого аукциона электронной подписью своего предшественника (собственную ЭП на момент подписания ему не успели оформить). Когда сведения о дате назначения нового директора появились на сайте электронной торговой площадки, нестыковку заметил заказчик. Он направил жалобу в УФАС, указав, что контракт подписан неуполномоченным лицом. В результате антимонопольщики пришли к выводу о том, что ООО уклонялось от заключения госконтракта, и наказали организацию (Постановление ФАС ЦО от 05.03.2012 № А23-2637/2011).

ИФНС
Как показывает практика, подписание деклараций неуполномоченным лицом иногда может создать проблемы для организации. К примеру, в Новосибирске налоговики заблокировали счет компании, случайно узнав из допроса директора, что его ЭП при подписании ранее поданной декларации использовал другой сотрудник. Инспекторы решили, что такую декларацию следует считать неподанной, однако за организацию заступился суд. Дело в том, что декларацию нельзя не принять по ТКС, если она соответствует формату (п. 4 ст. 80 НК РФ). А раз она была принята, значит, блокировка незаконна (Постановление ФАС ЗСО от 21.06.2011 № А45-20993/2010).
Справедливости ради отметим, что инспекторы и сами не придают значения информации о том, кто пользовался ЭП руководителя, если это в их интересах. Так, они приняли декларации, подписанные ЭП бывшего директора (хотя данные о прекращении его полномочий уже были внесены в ЕГРЮЛ), и исчислили на их основании недоимку, пени и штрафы. В процессе по делу о банкротстве этой организации конкурсный кредитор пытался исключить требования ИФНС из реестра, доказывая, что такие декларации недействительны, но суд ему отказал (Постановление ФАС УО от 04.08.2014 № Ф09-6411/12). Не смог оспорить действия налоговиков и сам бывший директор, заявивший в суде о применении его ЭП другими лицами. Суд решил, что ИФНС обязана была принять декларации, подписанные действующей ЭП (Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским судам Челябинского облсуда от 07.04.2014 № 11-3065/2014).
Как видим, суды не рассматривали вопрос о правомерности использования ЭП директора другим сотрудником, а просто исходили из оснований отказа в приеме декларации. Как будет решаться вопрос, если налоговики также случайно (к примеру, из приказа о передаче полномочий) узнают о том, что ЭП главбуха при подписании электронных счетов-фактур применял другой сотрудник, сказать сложно. По крайней мере, возможность отказа в возмещении НДС вашим контрагентам исключать нельзя (пп. 2, 6 ст. 169 НК РФ).

Нужен ли приказ о передаче ЭП
Принято считать, что издание приказа о передаче, к примеру, ЭП директора в пользование бухгалтеру делает последнего «уполномоченным лицом» и таким образом легализует использование чужой ЭП. Это не так.

Ответственным за использование ЭП, оформленной на имя работника, всегда остается он сам, даже при наличии приказа о передаче права пользования ЭП другому лицу.

Во-первых, организация в принципе не вправе решать, кто будет пользоваться ЭП. Владельцем ЭП является физическое лицо. Просто когда ЭП оформлена для сотрудника компании, то пользователь электронного документа видит его ф. и. о., должность и название организации (п. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ). Таким образом, ЭП всегда персонифицирована и принимать решение о том, кому ее доверить, может только сам сотрудник — владелец ЭП.
Неперсонифицированную ЭП может получить только госорган для использования при оказании госуслуг. При этом сертификат ключа проверки ЭП оформляется на имя госоргана, а пользователи ЭП определяются его распорядительным актом (п. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).
Во-вторых, ответственность за использование ЭП лежит на ее владельце, независимо от оформления приказов, доверенностей или каких-либо других документов. Электронные документы, подписанные вашей ЭП, признаются равными бумажным документам, подписанным вами лично своей рукой (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). И в случае, к примеру, несанкционированного списания денег со счета именно вам придется пережить неприятные моменты: вызов к следователю, представление объяснений и т. д.

“Непосредственно за передачу ключа ЭП другому лицу ответственности нет. Могут быть последствия нарушения конфиденциальности — в зависимости от того, какой документ, кем и для чего подписан. При этом электронный документ, подписанный ключом ЭП, по умолчанию признается подписанным лицом, за которым «числится» этот ключ. Поэтому в случае недоразумений или конфликтов доказывать факт несанкционированного использования ключа придется именно этому лицу”.

Конечно, приказ подтверждает, что передачу ЭП одного сотрудника другому санкционировало руководство. Так что, с одной стороны, он нужен сотрудникам для подстраховки:
- владельцу ЭП — чтобы в случае чего претензий к нему не возникло у самой компании;
- временному пользователю ЭП — чтобы компания не обвинила его в том, что он использует чужую ЭП самовольно.
С другой стороны, расписываясь в таком приказе, владелец ЭП допускает нарушение конфиденциальности ключа. А по Закону это обязывает вас немедленно обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия сертификата (п. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ). Так что лучше просто не доверять вашу ЭП никому.

Использование ЭП работниками предпринимателя
Свою электронную подпись нередко передают работникам в пользование и индивидуальные предприниматели. Это связано не только с отсутствием прямого запрета на передачу ЭП, но и с другими причинами. Вот некоторые из них.

Не урегулировано получение ЭП работниками предпринимателя
Отдельных правил по оформлению ЭП для работников предпринимателя в Законе нет. В результате создается впечатление, что физическое лицо может получить ЭП только как (пп. 2, 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ):
- <или> обычный гражданин;
- <или> работник организации.
Тем не менее предприниматель вправе оформить ЭП своему работнику. Это нам подтвердили и специалисты.

“Если индивидуальный предприниматель хочет оформить ЭП для своего работника, то ему нужно представить в удостоверяющий центр документы, подтверждающие право этого физического лица действовать от имени предпринимателя (доверенность, договор). Из документов должны следовать также ограничения использования такого сертификата (то есть объем полномочий, в рамках которого будет действовать физическое лицо — владелец сертификата). Указанная информация будет внесена в сертификат ключа проверки ЭП (п. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ)”.

“В квалифицированный сертификат можно включать дополнительную информацию о владельце сертификата (п. 17 Приказа ФСБ от 27.12.2011 № 795). Не запрещается включать и сведения о должности работника индивидуального предпринимателя. Важно, чтобы система электронного документооборота, с которой предполагается использовать сертификат с дополнительными реквизитами, смогла правильно этот сертификат воспринять и не посчитать ошибочным из-за «лишней» информации, а также показать соответствующее поле для сертификата физического лица. Эти подробности может подсказать разработчик конкретной системы. Включение информации в тот или иной сертификат обсуждается с удостоверяющим центром, который будет этот сертификат формировать”.

Электронный счет-фактура, подписанный ЭП представителя предпринимателя, может повлечь отказ в вычете НДС
С 1 июля 2014 г. в НК были внесены поправки: представителям ИП разрешили подписывать счета-фактуры по доверенности (п. 6 ст. 169, п. 3 ст. 29 НК РФ). Однако специальные нормы в отношении электронных счетов-фактур остались прежними: тут требуется усиленная квалифицированная подпись самого ИП.
Скорее всего, это просто очередная недоработка законодателя. Тем более что подзаконный акт допускает подписание электронных счетов-фактур по доверенности от ИП (подп. «а» п. 2.1 Порядка, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н), а судебная практика и ранее была в этом вопросе на стороне предпринимателя (п. 24 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33). Но мало кому хочется судиться.
***
Резюмируя, можно сказать так: для организации и ИП безопасней, чтобы ЭП была у каждого сотрудника, которому необходимо ею пользоваться. Если этот вариант по каким-то причинам не годится, то можно сделать незаменимому сотруднику удаленный доступ к сервису электронного документооборота с тем, чтобы он мог подписать документ откуда угодно.
Для работника же (директора или бухгалтера) лучше не соглашаться на передачу права пользования своей ЭП другим лицам — не придется отвечать за чужие ошибки или за что похуже. Это все равно что оставить коллегам стопку чистых листов со своей подписью. Главное, помните — передавать ЭП без вашего согласия организация не имеет права.

М.Г. Мошкович, юрист
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2015 г.

http://glavkniga.ru/elver/2015/21/2104- ... dpisi.html

[natalie88]

Если кто-то может подсказать, откликнитесь, пожалуйста

По поводу доверенности и передачи ЭП.

 Директор решил передать свою электронную подпись

Может ли генеральный директор передать сотрудникам свою электронную подпись и будет ли он в этом случае нести ответственность за последствия, наступившие в результате ее использования, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Татьяна Чашина и Артем Барсегян.

Вправе ли генеральный директор АО передавать свою электронную цифровую подпись для использования сотрудникам управления закупок в целях заключения контрактов, подписания платежных поручений для их оплаты, оформив такую передачу соответствующим распоряжением? Будет ли нести в таком случае генеральный директор ответственность за ненадлежащие (неправомерные) действия, совершенные сотрудниками управления закупок с использованием принадлежащей ему ЭЦП? Можно ли оформить ЭЦП на имя кого-либо из сотрудников управления закупок, имеющих доверенности на осуществление полномочий, подписанные генеральным директором?

Прежде всего отметим, что использование электронной подписи - аналога подписи собственноручной допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ).

Электронная подпись (далее - ЭЦП) - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ установлены виды ЭЦП: простая электронная подпись и усиленная, которая, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной. От простой усиленную электронную подпись отличают обязательное наличие ключа электронной подписи (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи) и ключа проверки электронной подписи (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате - электронном документе или документе на бумажном носителе, выданным удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи (п.п. 2, 3, 5, 6 ст. 2, п.п. 2, 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Для неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие такой электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без использования этого документа (п. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). В свою очередь, одним из требований, которым должна соответствовать квалифицированная электронная подпись, является требование об указании ключа проверки электронной подписи в квалифицированном сертификате (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Как следует из п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ, сертификат ключа проверки электронной подписи может быть выдан и юридическому лицу. В этом случае в нем указываются наименование и место нахождения юридического лица, а также физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Иначе говоря, это может быть или генеральный директор, или иное лицо, уполномоченное доверенностью. При этом ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено.

Таким образом, электронная подпись может быть оформлена как на генерального директора акционерного общества, так и на иное лицо, действующее по доверенности.

Далее, по общему правилу, закрепленному в п. 1 ст. 4 Закона № 63-ФЗ, вид используемой ЭЦП определяется участниками электронного взаимодействия по собственному усмотрению, если только нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия не установлены требования об использовании ЭЦП конкретного вида в соответствии с целями ее использования.

Так, например, электронный документооборот в контрактной системе в сфере закупок осуществляется с использованием неквалифицированной усиленной электронной подписи (п. 3 ч. 1 ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд"), тогда как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" предполагает составление первичных учетных документов как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, заверенного электронной подписью (п. 5 ст. 9 этого Закона) (при этом отметим, что для целей бухгалтерского и налогового учета первичные учетные документы, в том числе платежные поручения, составленные в электронной форме, должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью, что следует из п.п. 1, 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ и письма Минфина РФ от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).

Обратите внимание, что возможности установления в сертификате неквалифицированной усиленной электронной подписи ограничений на ее использование законом не предусмотрено, в отличие от сертификата квалифицированной усиленной электронной подписи, который, впрочем, также может и не содержать таких ограничений (п. 4 ст. 11 Закона № 63-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия. Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей электронных подписей другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия. В противном случае речь идет о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, о котором её владелец обязан уведомить удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении. Он также обязан не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена (п.п. 2, 3 ст. 10 Закона № 63-ФЗ).

Тем не менее полагаем, что норма п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности (ст. 185 ГК РФ), а только указывает на техническую возможность простановки электронной подписи другим лицом (например, техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки электронной подписи. Повторим, что электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ответственность за исполнение которой лежит на её владельце. Непосредственно же передачу права использования ЭЦП от её владельца иному лицу Закон N 63-ФЗ не предполагает.

В случае несанкционированного использования ЭЦП ответственность за неправомерные последствия такого использования может быть возложена на владельца (смотрите, например, постановление Ленинского районного суда г. Владивостока Приморского края от 08.12.2014 по делу № 5-1087/2014).

30.03.2015

https://rg.ru/2015/03/30/garant.html
http://www.garant.ru/consult/civil_law/614678/

 Законна ли передача ЭЦП другому лицу и какие это имеет последствия?

Хорошо это или плохо, но отечественная практика ведения бизнеса построена на принципах, далеких от европейских стандартов. Типичный руководитель предприятия подбирает персонал исходя из доверительных отношений. Занимаясь в основном организационной деятельностью, он не имеет ни времени, ни желания на деловодство. В результате, многие бумажные документы подписываются от его имени (мягко говоря), а по правде сказать – подделываются с его согласия секретарем или личным помощником. Передача ЭЦП другому лицу без оформления какой-либо документации – тоже не редкость

Незадокументированная передача ЭЦП
Главным фактором доверия к ЭЦП является собственноручность. Поэтому практика использования чужой оцифрованной подписи компрометирует саму ее сущность. Ведь квалифицированная ЭП обладает такой же силой, как личная подпись руководителя и печать предприятия, вместе взятые
Законодательно установлено, что разглашение тайны личного закрытого ключа означает его компрометацию и является основанием для обязательного отзыва сертификата, поскольку факт перехода ключа ставит под сомнение достоверность всех подписанных с его помощью электронных документов. При таких обстоятельствах ключ подлежит ликвидации, о чем должен быть составлен акт об уничтожении ЭЦП.

Нормативное регулирование

Профильный закон «Об ЭП» никак не регламентирует порядок передачи ЭЦП владельцем другому лицу. Более того, законность такой передачи находится под сомнением и является спорной.

Отдельные компании практикуют такую передачу. Оформить ее переход от одного собственника к другому призван приказ о передаче ЭЦП. Но дело том, то сама подпись как реквизит документа предполагает среди прочего ФИО человека, который является уполномоченным представителем юридического лица. Приказ руководителя, как и акт приема-передачи ключа ЭЦП, конечно, являются важными документами, но все же имеют внутренний характер. Таким образом, получатель электронного документа, будь то контролирующий орган государственной власти или контрагент – субъект хозяйственной деятельности, никак не могут (и не должны) устанавливать, что подписывал документ не тот, кто обозначен в нем подписантом.

Юридические последствия
1. При рассмотрении в арбитражном суде вопроса о действительности очевидно невыгодного договора, который по ошибке или умышленно был подписан от имени руководителя заместителем или секретарем, нельзя ссылаться на то, что со стороны потерпевшего предприятия договор подписало неуполномоченное лицо.
2. В случае наложения налоговыми или другими контролирующими структурами штрафных санкций за недостоверность сданной отчетности, отвечать придется уполномоченному лицу, доверившему ключ и печать постороннему человеку.
3. Акт передачи ЭЦП может служить доказательством невиновности хозяина разве что в уголовном деле, заведенном по факту экономического преступления, поскольку со стороны владельца сертификата ключа его разглашение будет квалифицироваться как небрежность, а со стороны незаконно использовавшего в противоправных целях – как подделка.

http://documentooborot.com/podpis/pered ... -licu.html

 Кто ответит за электронную подпись?

Изучаем последствия передачи своей ЭП другим сотрудникам.
Использование электронной подписи (ЭП) получило широкое распространение в хозяйственной практике. Однако ЭП воспринимается скорее как удобный инструмент документооборота, нежели как личная подпись конкретного лица. Ее получение стоит недешево, поэтому, вместо того чтобы оформить электронную подпись нескольким сотрудникам, ЭП одного лица нередко передают в пользование другому. И даже иногда оформляют этот факт приказом (к примеру, когда руководитель или главбух уходит в отпуск либо по иным причинам отсутствует в офисе).
Рассмотрим, насколько это законно и каковы могут быть последствия таких действий.

Что говорит закон
Согласно ГК РФ электронная подпись — это аналог собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А руку свою вы передать никому не можете, равно как и право пользования ею. Таким образом, передача электронной подписи другому лицу — это нонсенс. Законно использовать ЭП может только тот, на кого она оформлена.
Именной характер ЭП исключает и оформление доверенности на ее использование. Можно уполномочить другого человека сделать что-то в ваших интересах, для чего ему понадобится подписываться за вас. Но представитель, конечно же, будет ставить свою подпись на документах, а не вашу.
Казалось бы, все очевидно, но у нас есть еще и Закон об электронной подписи. Его формулировки довольно противоречивы и многих ввели в заблуждение.
Так, Закон обязывает владельцев ключа ЭП сохранять его конфиденциальность и не использовать ключ в случае ее нарушения (подп. 2 п. 2 ст. 9, пп. 1, 3 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). Что такое конфиденциальность? Это сохранение секретности информации от других лиц, исключение ее утечки. Значит, никто, кроме вас, не должен иметь доступа к ключу.
Закон также говорит, что ЭП должна позволять определить конкретное лицо, подписывающее документ (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ). Если ЭП пользуется ее владелец, то это условие выполняется. А если иное лицо? Пользователь электронного документа все равно видит только данные владельца, понять, кто его «замещает», нет возможности. Следовательно, пользователь получит неверную информацию, проще говоря, будет обманут.
Однако прямого запрета на передачу ключа электронной подписи в Законе нет.
Больше того, в качестве разъяснения правила о конфиденциальности Закон об электронной подписи требует не допускать использование ключа усиленной ЭП без согласия его владельца (п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Что и порождает ошибочное мнение о законности передачи ЭП, если ее владелец не возражает против этого.

Что происходит на практике
Так, даже Минкомсвязи, уполномоченный орган в сфере использования ЭП (п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 02.06.2008 № 418), не видит проблемы в передаче электронной подписи, оформленной на одно лицо, другому лицу. Пресс-служба ведомства сообщила нам следующее.

“Участники электронного взаимодействия обязаны не допускать использование принадлежащих им ключей электронной подписи без их согласия (ст. 10 Закона № 63-ФЗ). То есть в принципе использование ключа ЭП, принадлежащего одному лицу, другим лицом допускается, прямого запрета на это в законе нет.
При этом передавать сертификат ключа проверки электронной подписи другому сотруднику организации можно исключительно в случае наделения его полномочиями действовать от имени компании в том же объеме, что и сотрудник — владелец квалифицированного сертификата. Предоставление полномочий оформляется приказом руководителя организации, также необходимо получить согласие владельца сертификата ключа проверки на использование этого сертификата другим лицом”

Аналогичное мнение высказал и специалист Федеральной налоговой службы.

“При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия (п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Таким образом, при наличии волеизъявления участник электронного взаимодействия может допустить использование ключа ЭП третьим лицом”

А вот разработчик программного обеспечения, к которому мы обратились за консультацией, сомневается в законности передачи ключа ЭП.

“Использование любого вида электронной подписи должно так или иначе говорить о том, что подпись сделана конкретным лицом (ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Для этого в Законе и прописана обязанность обеспечить конфиденциальность ключей. Поэтому смысл издания приказа о передаче ключа считаю спорным”.

Возможные риски передачи ЭП
Поскольку нормативного запрета нет, люди часто рассуждают таким образом: ну да, использовать чужую ЭП неправильно, но мы же для дела, никому от этого хуже не будет, а пользователи нашей электронной документации ничего не узнают. Однако это не всегда так. Прежде всего, когда вы доверяете свою ЭП другим людям, контроль за конфиденциальностью ключей неизбежно снижается. Ваш «заместитель» может просто проявить невнимательность и допустить, чтобы ЭП воспользовался посторонний, либо неосторожно словить вирус, который скачает информацию. В результате ЭП попадет к жуликам и организация потеряет деньги или информацию. Но есть и другие опасности.
Рассмотрим судебную практику из различных сфер применения ЭП.

Банки
Как правило, сотрудники банков в курсе, что ЭП не всегда использует то лицо, на которое она оформлена. Что не означает, будто банк признает это законным. Просто риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несет клиент. Это следует из Закона (п. 1 ст. 854, п. 1 ст. 845, п. 3 ст. 847 ГК РФ) и всегда четко прописывается в договоре. Поэтому если со счета организации с помощью вашей ЭП незаконно спишут деньги, убытки с банка взыскать не получится (Постановления АС ЗСО от 20.02.2015 № А27-5335/2013; ФАС МО от 05.08.2014 № А40-82734/2013). Суды считают, что банк обязан исполнять платежное поручение, подписанное корректной ЭП (п. 1 ст. 845 ГК РФ). Возмещение понесенного ущерба можно требовать только со злоумышленников, каким-либо образом получивших доступ к ЭП сотрудника. Но для этого их надо сначала установить.
Важно отметить, что выявляемые в суде факты передачи ЭП другим лицам всегда оцениваются как нарушение договора со стороны клиента банка.
Так, во время внезапного отключения компьютера, на котором стояла программа «Клиент-Банк», с расчетного счета ООО было списано более 1,7 млн руб. Спор с банком о взыскании убытков общество проиграло. Судьи указали, что платежное поручение было подписано действующей ЭП директора, а ООО нарушило условия договора с банком об обеспечении конфиденциальности. В частности, носитель с главным ключом и ЭП директора ООО был передан главному бухгалтеру, у которого он хранился в сейфе (Постановление ФАС ЦО от 03.09.2013 № А35-10589/12).
В другом случае 96 тыс. руб. «ушли» со счета ООО на основании платежного поручения, подписанного ЭП уже уволенного директора (о назначении нового в банк не сообщали). А пользовался этой ЭП, как установило следствие, вообще бухгалтер. Суд отметил, что ООО не обеспечило режим секретности ключа ЭП и передало его в пользование третьему лицу, чем нарушило требования Закона об ЭП. Во взыскании денег с банка было отказано (Постановление ФАС ЗСО от 05.12.2011 № А21-8586/2010).

Контрагенты
Если документ, с которым не согласна организация, подписан действующей ЭП ее сотрудника, то отвертеться от документа вряд ли удастся. Так, суд принял решение о взыскании с ООО задолженности по договору поставки, хотя организация утверждала, что не получала спорного товара. При этом в наличии была товарная накладная, подписанная ЭП работника компании. По мнению организации, этой ЭП воспользовалось некое неуполномоченное лицо. В процессе разбирательства было установлено, что договор ООО с поставщиком предусматривал использование ЭП при составлении первички, в том числе и формы № ТОРГ-12. ЭП ответственного лица признали действительной (Постановление ФАС ВВО от 11.08.2010 № А43-5226/2010).
Если спора нет, но контрагент узнал, что ЭП руководителя применил другой сотрудник, к примеру, при подписании контракта, это не так страшно. По правилам ГК РФ организация может направить письмо другой стороне о том, что она одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом, и таким образом снять проблему (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

Госзакупки
Довольно неприятные последствия использования чужой ЭП могут быть у организаций, участвующих в госзакупках. В судебной практике есть случай, когда ООО в результате на 2 года оказалось в реестре недобросовестных поставщиков. А дело было так: генеральный директор подписал госконтракт по результатам открытого аукциона электронной подписью своего предшественника (собственную ЭП на момент подписания ему не успели оформить). Когда сведения о дате назначения нового директора появились на сайте электронной торговой площадки, нестыковку заметил заказчик. Он направил жалобу в УФАС, указав, что контракт подписан неуполномоченным лицом. В результате антимонопольщики пришли к выводу о том, что ООО уклонялось от заключения госконтракта, и наказали организацию (Постановление ФАС ЦО от 05.03.2012 № А23-2637/2011).

ИФНС
Как показывает практика, подписание деклараций неуполномоченным лицом иногда может создать проблемы для организации. К примеру, в Новосибирске налоговики заблокировали счет компании, случайно узнав из допроса директора, что его ЭП при подписании ранее поданной декларации использовал другой сотрудник. Инспекторы решили, что такую декларацию следует считать неподанной, однако за организацию заступился суд. Дело в том, что декларацию нельзя не принять по ТКС, если она соответствует формату (п. 4 ст. 80 НК РФ). А раз она была принята, значит, блокировка незаконна (Постановление ФАС ЗСО от 21.06.2011 № А45-20993/2010).
Справедливости ради отметим, что инспекторы и сами не придают значения информации о том, кто пользовался ЭП руководителя, если это в их интересах. Так, они приняли декларации, подписанные ЭП бывшего директора (хотя данные о прекращении его полномочий уже были внесены в ЕГРЮЛ), и исчислили на их основании недоимку, пени и штрафы. В процессе по делу о банкротстве этой организации конкурсный кредитор пытался исключить требования ИФНС из реестра, доказывая, что такие декларации недействительны, но суд ему отказал (Постановление ФАС УО от 04.08.2014 № Ф09-6411/12). Не смог оспорить действия налоговиков и сам бывший директор, заявивший в суде о применении его ЭП другими лицами. Суд решил, что ИФНС обязана была принять декларации, подписанные действующей ЭП (Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским судам Челябинского облсуда от 07.04.2014 № 11-3065/2014).
Как видим, суды не рассматривали вопрос о правомерности использования ЭП директора другим сотрудником, а просто исходили из оснований отказа в приеме декларации. Как будет решаться вопрос, если налоговики также случайно (к примеру, из приказа о передаче полномочий) узнают о том, что ЭП главбуха при подписании электронных счетов-фактур применял другой сотрудник, сказать сложно. По крайней мере, возможность отказа в возмещении НДС вашим контрагентам исключать нельзя (пп. 2, 6 ст. 169 НК РФ).

Нужен ли приказ о передаче ЭП
Принято считать, что издание приказа о передаче, к примеру, ЭП директора в пользование бухгалтеру делает последнего «уполномоченным лицом» и таким образом легализует использование чужой ЭП. Это не так.

Ответственным за использование ЭП, оформленной на имя работника, всегда остается он сам, даже при наличии приказа о передаче права пользования ЭП другому лицу.

Во-первых, организация в принципе не вправе решать, кто будет пользоваться ЭП. Владельцем ЭП является физическое лицо. Просто когда ЭП оформлена для сотрудника компании, то пользователь электронного документа видит его ф. и. о., должность и название организации (п. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ). Таким образом, ЭП всегда персонифицирована и принимать решение о том, кому ее доверить, может только сам сотрудник — владелец ЭП.
Неперсонифицированную ЭП может получить только госорган для использования при оказании госуслуг. При этом сертификат ключа проверки ЭП оформляется на имя госоргана, а пользователи ЭП определяются его распорядительным актом (п. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).
Во-вторых, ответственность за использование ЭП лежит на ее владельце, независимо от оформления приказов, доверенностей или каких-либо других документов. Электронные документы, подписанные вашей ЭП, признаются равными бумажным документам, подписанным вами лично своей рукой (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). И в случае, к примеру, несанкционированного списания денег со счета именно вам придется пережить неприятные моменты: вызов к следователю, представление объяснений и т. д.

“Непосредственно за передачу ключа ЭП другому лицу ответственности нет. Могут быть последствия нарушения конфиденциальности — в зависимости от того, какой документ, кем и для чего подписан. При этом электронный документ, подписанный ключом ЭП, по умолчанию признается подписанным лицом, за которым «числится» этот ключ. Поэтому в случае недоразумений или конфликтов доказывать факт несанкционированного использования ключа придется именно этому лицу”.

Конечно, приказ подтверждает, что передачу ЭП одного сотрудника другому санкционировало руководство. Так что, с одной стороны, он нужен сотрудникам для подстраховки:
- владельцу ЭП — чтобы в случае чего претензий к нему не возникло у самой компании;
- временному пользователю ЭП — чтобы компания не обвинила его в том, что он использует чужую ЭП самовольно.
С другой стороны, расписываясь в таком приказе, владелец ЭП допускает нарушение конфиденциальности ключа. А по Закону это обязывает вас немедленно обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия сертификата (п. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ). Так что лучше просто не доверять вашу ЭП никому.

Использование ЭП работниками предпринимателя
Свою электронную подпись нередко передают работникам в пользование и индивидуальные предприниматели. Это связано не только с отсутствием прямого запрета на передачу ЭП, но и с другими причинами. Вот некоторые из них.

Не урегулировано получение ЭП работниками предпринимателя
Отдельных правил по оформлению ЭП для работников предпринимателя в Законе нет. В результате создается впечатление, что физическое лицо может получить ЭП только как (пп. 2, 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ):
- <или> обычный гражданин;
- <или> работник организации.
Тем не менее предприниматель вправе оформить ЭП своему работнику. Это нам подтвердили и специалисты.

“Если индивидуальный предприниматель хочет оформить ЭП для своего работника, то ему нужно представить в удостоверяющий центр документы, подтверждающие право этого физического лица действовать от имени предпринимателя (доверенность, договор). Из документов должны следовать также ограничения использования такого сертификата (то есть объем полномочий, в рамках которого будет действовать физическое лицо — владелец сертификата). Указанная информация будет внесена в сертификат ключа проверки ЭП (п. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ)”.

“В квалифицированный сертификат можно включать дополнительную информацию о владельце сертификата (п. 17 Приказа ФСБ от 27.12.2011 № 795). Не запрещается включать и сведения о должности работника индивидуального предпринимателя. Важно, чтобы система электронного документооборота, с которой предполагается использовать сертификат с дополнительными реквизитами, смогла правильно этот сертификат воспринять и не посчитать ошибочным из-за «лишней» информации, а также показать соответствующее поле для сертификата физического лица. Эти подробности может подсказать разработчик конкретной системы. Включение информации в тот или иной сертификат обсуждается с удостоверяющим центром, который будет этот сертификат формировать”.

Электронный счет-фактура, подписанный ЭП представителя предпринимателя, может повлечь отказ в вычете НДС
С 1 июля 2014 г. в НК были внесены поправки: представителям ИП разрешили подписывать счета-фактуры по доверенности (п. 6 ст. 169, п. 3 ст. 29 НК РФ). Однако специальные нормы в отношении электронных счетов-фактур остались прежними: тут требуется усиленная квалифицированная подпись самого ИП.
Скорее всего, это просто очередная недоработка законодателя. Тем более что подзаконный акт допускает подписание электронных счетов-фактур по доверенности от ИП (подп. «а» п. 2.1 Порядка, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н), а судебная практика и ранее была в этом вопросе на стороне предпринимателя (п. 24 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33). Но мало кому хочется судиться.
***
Резюмируя, можно сказать так: для организации и ИП безопасней, чтобы ЭП была у каждого сотрудника, которому необходимо ею пользоваться. Если этот вариант по каким-то причинам не годится, то можно сделать незаменимому сотруднику удаленный доступ к сервису электронного документооборота с тем, чтобы он мог подписать документ откуда угодно.
Для работника же (директора или бухгалтера) лучше не соглашаться на передачу права пользования своей ЭП другим лицам — не придется отвечать за чужие ошибки или за что похуже. Это все равно что оставить коллегам стопку чистых листов со своей подписью. Главное, помните — передавать ЭП без вашего согласия организация не имеет права.

М.Г. Мошкович, юрист
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2015 г.

http://glavkniga.ru/elver/2015/21/2104- ... dpisi.html

Я так понимаю, что и ЭЦП должна быть на другого сотрудника с доверенностью от директора, а сделать доверенность на уже существующую ЭЦП директора неправильно.
А скажите, пожалуйста, а если например контракт заключен (директор был на рабочем месте), потом уезжает в отпуск а нужно подписать дополнительные соглашения к контракту? это по доверенности можно сделать?

[m4mind]

natalie88, полномочия на подпись ДС задним числом передайте ответственному

[ДиМкА]

Я так понимаю, что и ЭЦП должна быть на другого сотрудника с доверенностью от директора, а сделать доверенность на уже существующую ЭЦП директора неправильно.

Самый оптимальный вариант был бы.

А скажите, пожалуйста, а если например контракт заключен (директор был на рабочем месте), потом уезжает в отпуск а нужно подписать дополнительные соглашения к контракту? это по доверенности можно сделать?

А почему нет?

[pasha_oo]

Добрый день
Вопрос следующий - зак заполнил самостоятельно контракт, но Акт в конце не заполнил. Нам его нужно заполнять самим перед тем как оригинал отправить? Или просто шмякнуть печать-подпись и выслать пустым?

[Лусинэ]

Я заполняю, отправляю заказчику на проверку (если соглашаются). А вообще звоню и задаю вопросы.

[rus94]

Добрый день
Вопрос следующий - зак заполнил самостоятельно контракт, но Акт в конце не заполнил. Нам его нужно заполнять самим перед тем как оригинал отправить? Или просто шмякнуть печать-подпись и выслать пустым?

контракт надо прочитать... там будет сказано что за акт и кто его должен "передать"... кто передает, тот и заполняет