Как вы сравниваете КП поставщиков, когда у всех

[КоролевАО]

Коллеги, добрый день.

Хочу поднять практическую тему, которая, думаю, многим знакома не по теории, а по ежедневной работе: **сравнение коммерческих предложений поставщиков перед закупкой / тендером / обоснованием выбора**.

Вроде бы задача простая: запросили КП, получили предложения, сравнили, выбрали оптимальный вариант, подготовили обоснование.

Но на практике всё часто выглядит иначе.

Один поставщик прислал Excel, второй PDF, третий Word, четвёртый вообще вставил таблицу в письмо. У одного цена с НДС, у другого без НДС, у третьего НДС указан где-то в примечании. Один даёт цену в рублях, другой в долларах, третий в юанях. Где-то указаны сроки поставки, где-то нет. Где-то партномер совпадает, где-то позиция названа “примерно так же”, но уже нужно проверять руками.

А потом закупщику или специалисту по снабжению нужно всё это привести к нормальному виду, чтобы было понятно:

— кто что предложил;
— где цена действительно ниже;
— где цена ниже только потому, что без НДС;
— где цена в другой валюте;
— где есть отклонение от целевой цены;
— где нужно уточнение у поставщика;
— что в итоге можно показать руководителю или комиссии.

И почти всегда финальная точка — это Excel. Не потому что все так любят Excel, а потому что его удобно приложить к согласованию, переслать, сохранить в закупочную папку и потом объяснить, почему выбран конкретный поставщик.

Поэтому вопрос: **как вы сейчас это делаете?**

У нас долгое время это тоже решалось вручную: несколько файлов рядом, копирование строк, формулы, пересчёт НДС, проверка валют, ручная подсветка лучшей цены, комментарии по спорным позициям. Пока файлов 2–3 и строк немного — жить можно. Когда поставщиков больше, форматы разные и закупка срочная — начинается риск ошибок.

Мы под эту боль сделали настольное приложение **АнализКП**. Не как замену закупочной системе или площадке, а именно как рабочий инструмент для этапа сравнения коммерческих предложений.

Что оказалось самым важным в реальной закупочной работе.

1. Сравнение нескольких КП одновременно

Не по одному файлу, не “открыли и посмотрели”, а именно загрузить несколько КП от разных поставщиков и увидеть их в одной сравнительной таблице.

Это ключевая вещь, потому что проблема обычно не в одном КП, а в том, что нужно сопоставить 3–5–10 предложений между собой.

2. Работа с разными форматами

Поставщики редко присылают документы в одном идеальном шаблоне. Кто-то даёт Excel, кто-то PDF, кто-то Word.

Поэтому важно, чтобы инструмент мог работать с разными входными форматами: **Excel, PDF, Word**, а не требовал сначала вручную всё привести к одному виду.

3. Локальная работа без обязательного интернета

Для закупок это не мелочь.

Во многих организациях документы нельзя просто так загружать во внешние облачные сервисы. Особенно если речь идёт о тендерной документации, закрытых контурах, защищённых рабочих местах, системах доступа для работы с закупками и госзаказом.

Поэтому приложение сделано настольным: работает локально на компьютере и не требует обязательного подключения к интернету для самой работы с КП.

4. Приведение цен к единому виду по НДС

Одна из самых частых ошибок в сравнении — когда поставщиков сравнивают “как прислали”.

Один указал цену с НДС, второй без НДС, третий написал “НДС не облагается” или спрятал условие в комментарии. В итоге цена может выглядеть ниже, хотя при корректном приведении она уже не лучшая.

В АнализКП можно привести все цены к единому виду:

— смотреть всё с НДС;
— смотреть всё без НДС;
— учитывать, как цена была указана в исходном КП.

Это сильно снижает риск неправильного выбора поставщика из-за разного представления цены.

5. Пересчёт валют

Для закупок оборудования, комплектующих, электронных компонентов, импортных позиций или аналогов часто встречаются USD, EUR, CNY.

Вручную это опять превращается в отдельную таблицу с курсами и формулами. В приложении можно задать курс и сразу видеть предложения в нужной валюте отчёта.

Это удобно, когда нужно сравнить рублёвое предложение с валютным или быстро понять итоговую стоимость при текущем курсе.

6. Загрузка таблицы с таргетами

Для многих закупок есть целевые цены, плановые значения, предыдущие закупочные цены или лимиты.

Важная функция — загрузить таблицу с таргетами и сразу увидеть расхождения:

— где предложение ниже целевой цены;
— где выше;
— где отклонение требует объяснения;
— где нужно торговаться с поставщиком;
— где можно сразу выносить позицию на согласование.

Это особенно полезно, когда закупка идёт не “просто выбрать самое дешёвое”, а нужно контролировать бюджет и обосновывать отклонения.

7. Итоговый Excel-отчёт

Для меня это одна из главных вещей.

Можно сделать красивый интерфейс, но закупочная работа всё равно часто заканчивается отчётом: для руководителя, комиссии, внутреннего согласования, архива.

Поэтому результат должен выгружаться в нормальный Excel: поставщики, позиции, цены, валюта, НДС, отклонения, лучший вариант, замечания для проверки.

Не скриншот, не закрытая таблица внутри программы, а файл, с которым дальше можно работать.

8. Подсветка спорных мест

Автоматизация не должна делать вид, что она “лучше закупщика знает всё”.

В реальной работе всегда есть спорные строки: не совпал партномер, разное описание, непонятно с НДС, разные сроки, возможная замена, подозрительно низкая цена.

Поэтому важна не только автоматическая рекомендация лучшего варианта, но и подсветка мест, где нужен человек.

Иначе можно просто быстро получить красивую, но опасную ошибку.

---

На мой взгляд, сама проблема находится где-то между закупками, снабжением и внутренним контролем.

Тендерные площадки, ЭДО, ERP и учётные системы решают свои задачи. Но этап, где живой специалист получает пачку КП от поставщиков и должен быстро сделать нормальную сравнительную таблицу, часто до сих пор остаётся ручным.

И вот там теряется время.

А иногда и деньги — если неправильно сравнили НДС, валюту, срок поставки или не заметили отклонение от таргета.

Мы сейчас показываем АнализКП закупщикам и производственным компаниям, собираем обратную связь по реальным сценариям: какие форматы КП приходят, как сравнивают поставщиков, какие отчёты нужны для согласования.

Демо можно посмотреть здесь:
https://studiokorolev.ru/product/analiz-kp/

Буду благодарен за мнение практиков.

Как у вас сейчас устроено сравнение КП?

Всё вручную в Excel?
Есть утверждённый шаблон?
Поставщиков заставляете заполнять одну форму или принимаете как прислали?
Как учитываете НДС и валюты?
Используете ли таргетные цены?
И насколько вообще нужен отдельный локальный инструмент под такую задачу?