берёте 500 листов док-ов, начиная с описи - всё нумеруете.. (в описи пунктом 1. идёт - ну там допустим заявка на участие - листы-3-5, информация об участинке-лист-6-8 и т. д., опись то же нумеруется но в опись не включается,)
Далее, отдельные пачки документов: СРО, Устав,Копии док-ов на спец., копии док-ов в подтверждение опыта выполнения аналогичных работ... (что бы каждый листик не заверять) - скрепляется отдельными пачками со штампиком-копия верна(если это копия), прошито пронумеровано и скреплено печатью -там допустим 17 листов (например устав из 17 листов) и закрепляется печатью организации - и так каждую пачку... если один листик (например решение об учреждении, лицензия какая-нить) - отдельно (копия верна, роспись печать)
И уже в конце всю пачку док-ов сшиваешь одним разом и на обороте- (без копия верна - там ведь не только копии будут) - прошито пронумеровано и скреплено печатью столько -то листов-500 в вашем случае, роспись и печать организации..
Всё) - конкурс собран

Далее на конверт клеишь листик с адресатом и отправляешь курьером - по назначению ...