Обсуждение: архивирование документов по прошедшим процедурам

[dzhefa]

Подскажите пожалуйста, проводили конкурсы на проектные работы. Не могу найти в законе сколько по времени мы должны хранить заявки участников в конкурсах.
Заранее всем большое спасибо.

[kir_dfg]

Подскажите пожалуйста, проводили конкурсы на проектные работы. Не могу найти в законе сколько по времени мы должны хранить заявки участников в конкурсах.
Заранее всем большое спасибо.

Изучайте.
topic2427.html
post409581.html#p409581

[Leksele]

Подскажите пожалуйста, проводили конкурсы на проектные работы. Не могу найти в законе сколько по времени мы должны хранить заявки участников в конкурсах.
Заранее всем большое спасибо.

Если у вас в организации нет архивариуса. то это ОЧЕНЬ плохо.
Как правило государственные учреждения и организации регулярно выпускают приказы о хранении тех или иных документов.
Если вы ответственное лицо в закупках и не хотите, чтобы вам когда то вычистили ваш дымоход за ваши же деньги, то подготовьте проект приказа, в котором будет фигурировать к примеру 5 (пять) лет для всех доков по закупкам.
А еще лучше, чтобы по прошествии этих лет вы передавали доки собственнику (и указали это в приказе)
P.S. В свое время я организовывал хранение доков на госпредприятии.
75 лет как правило, а потом - в государственный архив.
Мне повезло, я видел живые подписи Кагановича, Микояна и тп

[Leksele]

Росархив расширил перечень закупочной документации с установленными сроками хранения. Новые правила начнут действовать с 18 февраля. Утратит силу приказ Минкультуры от 16.02.2016 № 403. Закупочную документацию станет необходимостью хранить в течение трех лет. Срок не зависит от объекта и объема закупки. Для закупок в рамках Закона № 44-ФЗ правило распространяется на извещение, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников и аудиозаписи вскрытия конвертов. Если заказчик работает по Закону № 223-ФЗ, правило необходимо соблюдать при хранении извещения, положений о закупке и протоколов. Положения о закупке, контрактных управляющих и контрактной службе в рамках Закона № 44-ФЗ станет необходимостью хранить бессрочно. Планы-графики будут хранить только три года. Журнал регистрации заявок и представителей участников по новым правилам необходимо хранить три года. Срок сократили, раньше журнал хранили пять лет. Реестры закупок, по которым не заключали контракты, будут хранить до ликвидации организации. Срок хранения контрактов и договоров не изменился. Документы необходимо хранить также пять лет. Однако такой срок установили для всех закупок, а не только для крупных, как раньше. Заказчики обязаны хранить архивные документы. Сроки считают с 1 января года, который следует за годом, когда документ был оформлен.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

[annmok]

Уважаемые коллеги, добрый день.
В кои-то веки высвободилось немного времени для надлежащего оформления документации. Поделитесь пожалуйста: как вы формируете дела по закупкам у Еп и конкурентным. К примеру у меня отдельная папка, в файле по каждой закупке - коммерческие,извещение,проект договора, ТЗ, протокол, информация о поставщике из Стар.
По конкурентным: документация, запрос КП, КП, скан договора,информация о поставщике. Может быть я что-то не учитываю. Складываете ли вы исполнения в инфу о закупке.
Спасибо заранее.

[Милович]

Уважаемые коллеги, добрый день.
В кои-то веки высвободилось немного времени для надлежащего оформления документации. Поделитесь пожалуйста: как вы формируете дела по закупкам у Еп и конкурентным. К примеру у меня отдельная папка, в файле по каждой закупке - коммерческие,извещение,проект договора, ТЗ, протокол, информация о поставщике из Стар.
По конкурентным: документация, запрос КП, КП, скан договора,информация о поставщике. Может быть я что-то не учитываю. Складываете ли вы исполнения в инфу о закупке.
Спасибо заранее.

Очень много зависит от того как у вас налажено исполнение обязанностей по процедуре закупочной и какие требуются документы для провдения. Мы хранили всё в сканах. перечень такой же как у Вас, за исключением запроса КП и самих КП - мы их не собирали по конкурентным, а вот по не конкурентным - наоборот собирали. Не у всех вешанием исполнения занимается Закупщик - местами это бухгалтерия или отдел-инициатор. Да и смысл хранит многотомное исполнение в бумаге, если оно есть в скане.

[annmok]

Очень много зависит от того как у вас налажено исполнение обязанностей по процедуре закупочной и какие требуются документы для провдения. Мы хранили всё в сканах. перечень такой же как у Вас, за исключением запроса КП и самих КП - мы их не собирали по конкурентным, а вот по не конкурентным - наоборот собирали. Не у всех вешанием исполнения занимается Закупщик - местами это бухгалтерия или отдел-инициатор. Да и смысл хранит многотомное исполнение в бумаге, если оно есть в скане.

В типовом положении о закупке ничего не указано про пакеты документов и порядок их хранения. Закупщик делает все- от запросов КП до исполнений полностью.Договоры с ЕП как правило крупные, по ним одно-два, ну максимум три исполнения, в принципе можно и распечатать, с другой стороны - зачем, если бухгалтерия все хранит так или иначе к каждому договору т(договора хранятся в бухгалтерии). Тогда я просто формирую пакет документации закупочной, тот, который описала выше. Спасибо большое за ответ!