FAQ: программное обеспечение по закупкам

[kir_dfg]

────────────────
Уважаемые коллеги!

Здесь будут собираться ЧАсто ВОзникающие вопросы, касающиеся работы с внешними системами размещения заказа (ВСРЗ), поиску, автоматизации работы по закупкам и т.д.. Если кто-то не знает, что такое ВСРЗ, то, возможно, Вам знакомы аббревиатуры типа АЦК, ЕАСУЗ, ЕАИСТ, АИС ГЗ и т.д.

Пожалуйста, знакомьтесь с этой темой, прежде чем задавать вопросы в других темах.

Материалов на данную тематику на форуме очень мало. Поэтому, коллеги, любая помощь приветствуется. Если Вы захотите предоставить какую-либо информацию по этим системам, то все участники будут вам очень благодарны.

Все пожелания и замечания по данной теме направляйте, пожалуйста, в ЛС или в темы для обсуждения.
────────────────

[kir_dfg]

 Для каких целей предназначено программное обеспечение в сфере закупок?

Данное программное обеспечение разрабатывается и внедряется, в зависимости от сферы применения (заказчик/поставщик), с целью:
- автоматизации закупочных процедур, учета их результатов (для заказчика и для поставщика);
- интеграции с информационными системами планирования и исполнения бюджета, автоматизированного контроля (для заказчика и КО);
- поиска подходящих закупок по определенным заданным критериям (для поставщика);
- реализации функций анализа, аудита и мониторинга (для заказчика и поставщика).
Все существующее программное обеспечение, соответственно, может быть классифицировано по этому функционалу.

[kir_dfg]

 Что такое ВСРЗ?

Внешняя система размещения заказа (ВСРЗ) - это программный комплекс, обеспечивающий функции поддержки закупочной деятельности на уровне субъекта или, реже, муниципального образования, и имеющий интеграцию с ЕИС. Также такая система может использоваться в меньших масштабах, например, в рамках одной организации (но при этом половина ее функций не будет востребована). Термин ВСРЗ образовался во времена 94-ФЗ, его смысл в том, что такая система работает совместно с ЕИС по специально разработанным протоколам обмена. Несмотря на то, что термин "размещение заказа" в 44-ФЗ был упразднен, определение ВСРЗ не пересматривалось. Кроме того, по 223-ФЗ подобные системы также именуются ВСРЗ.

 Какие функции выполняет ВСРЗ?

В зависимости от сложности и задач, ВСРЗ может поддерживать разный набор функций - от простейшего документооборота до всеобъемлющей поддержки закупок, включающей нормирование, планирование, подготовку извещений и документации, учет контрактов и, иногда, автоматизированный контроль нарушений. В современных условиях понятие ВСРЗ несколько обобщено, и под подобную категорию попадают даже программы, не взаимодействующие напрямую с ЕИС, но обеспечивающие некоторую степень интеграции.

 Какие существуют ВСРЗ?

Таких систем, на сегодняшний день, насчитывается более трех десятков наименований. Среди самых известных - АЦК "Госзаказ" (Автоматизированный Центр Контроля Госзаказ, разработчик - дочерняя компания холдинга IBS Group "Бюджетные и финансовые технологии (БФТ)", используется во многих регионах), ЕАИСТ (Единая Автоматизированная Информационная Система Торгов, разработчик ОАО НПП "Гранит-центр", используется в г. Москве), ЕАСУЗ (Единая Атоматизированная Система Управления Закупками, разработчик - тот же самый ОАО НПП "Гранит-центр", используется в Московской области), АИС ГЗ (Автоматизированная Информационная Система Государственного Заказа, разработчик - АО "Комита", используется, в тех или иных вариантах, во многих регионах, в частности, в г. Санкт-Петербурге), Веб-торги-КС (разработчик - ООО Кейсистемс, г. Чебоксары, также довольно популярна). Также существуют системы РИКС, МИС и др, но они менее известны.

 Каков правовой статус ВСРЗ? Обязательны ли они к использованию?

Большинство из них разработаны сторонними фирмами и не могут считаться государственными информационными системами. Однако, статус ВСРЗ в большинстве регионов закреплен региональными НПА, и чаще всего они являются неотъемлемой частью бюджетного процесса. Технически заказчик способен обойти эту систему, но, вероятнее всего, это приведет к организационным проблемам осуществления закупки (или, если речь идет, скажем, о плане, то и всех закупок).

 Работают ли поставщики с ВСРЗ?

Ответ на данный вопрос зависит от конкретной системы. Существуют реализации, которые предполагают электронный документооборот между заказчиком и поставщиком и ввод поставщиком ряда обязательных данных (например, ЕАИСТ и ЕАСУЗ МО, их подсистемы ПИК (портал исполнения контрактов)), но большинство из них работают у заказчиков и, в более широком охвате, органов государственной власти и местного самоуправления.

 Являются ли разнообразные "электронные магазины" и "порталы мини-аукционов" ВСРЗ?

В общем случае - нет. Это, скорее, агрегаторы закупок, на которых поставщики и заказчики общаются в рамках закупок у ЕП. Однако, те же самые ЕАИСТ и ЕАСУЗ МО жестко интегрированы с соответствующими московскими порталами, так что их можно считать ВСРЗ.

 Можно ли считать Электронный бюджет ВСРЗ?

Технически - это самая настоящая ВСРЗ. Но формально никому не приходит в голову его так называть, так как функционал интеграции с ЕИС является лишь малой ее частью. да и в рамках развивающейся государственной автоматизированной системы ЭБ И ЕИС все больше сливаются в единое целое.

 Каковы основные проблемы работы ВСРЗ?

Как ни странно, проблемы, вызванные именно ВСРЗ, достаточно редки. Основной проблемой является ЕИС, с которой они взаимодействуют - частая смена протоколов обмена, общая неустойчивость ее работы, наличие надуманных ФЛК приводит к тому, что очень часто отправка данных из ВСРЗ и их получение завершаются ошибками, на которые пользователь повлиять не в состоянии. Это приводит к тому, что закупочные процессы, и так усложненные проблемами с ЕИС, еще больше замедляются из-за наличия этой "прослойки".
Сами по себе ВСРЗ весьма полезны, особенно если они интегрируются с бюджетным процессом. Однако, в свете вышесказанного, эффект автоматизации сводится на нет. В особенности, это касается небольших региональных систем (разработанных непосредственно самим регионом или по его заказу) - обязанность устранять неполадки должна лежать на разработчиках этих систем, которые, по сути, в части общения с ТП ЕИС ничем не отличаются от заказчиков. Заказчики же, пытающиеся работать через региональные системы, вынуждены постоянно обращаться к этим разработчикам,так как сами не в состоянии устранить неполадки интеграции с ЕИС. Несколько лучше ситуация обстоит с более крупными системами типа АЦК и ЕАИСТ, разработчики которых имеют прямую связь с разработчиками ЕИС (минуя ТП).

[kir_dfg]

 Для чего нужны программы-поисковики?

Индустрия ПО закупок никогда не содержала бы такого огромного количества программ для поиска, если бы не знаменитый поиск в открытой части ЕИС. С помощью этого поиска поставщику, хотя и можно отыскать нечто подходящее для себя, но для этого придется потратить кучу времени и сил. И такое будет повторяться едва ли не каждый день.
Программы-поисковики аккумулируют информацию, размещаемую заказчиками в ЕИС и на электронных площадках, обрабатывают и фильтруют ее по заданным пользователем-поставщиком критериям, а затем выдают результат в виде подборки. Также подобные программы могут содержать некоторые другие функции, такие, как органайзер закупок, аналитические отчеты и т.д.

 На каких принципах работают такие программы?

Основных методов работы таких программ три:
1) Анализ веб-страниц площадок и ЕИС (обращение к ним и разбор кода).
2) Обработка выгрузки ЕИС, размещаемой на FTP.
3) Использование API (Application Program Interface) площадок и ЕИС.
Каждый из этих подходов обладает как достоинствами, так и недостатками. К примеру, обработка выгрузки FTP минимизирует количество ошибок, "скрытых закупок", исключает их "выпадение из выборки", однако чрезвычайно ресурсоемка, не обладает оперативностью (выгрузка происходит раз в сутки, соответственно, закупка или изменений к ней появятся только через 24 часа) и не позволяет посмотреть закупки с коммерческих ЭТП.
Анализ веб-страниц - напротив, является рискованным подходом с точки зрения ошибок разбора, "выпадения" и "скрытия", но очень прост логически и, при должной реализации, способен оперативно отражать вновь поступающие закупки.
Как правило, программы-поисковики представлены в виде веб-интерфейса (доступ предоставляется через браузер), работающего с локальной базой данных разработчика этих программ. Процессы аккумуляции закупок и подборки их для пользователя могут быть как связаны, так и независимы.

 Как выбрать программу-поисковик?

Основной критерий - соотношение функционал/стоимость. Программы могут быть как чисто поисковыми, так и с набором дополнительных функций (построения отчетов, органайзера, выборки по заказчикам в разрезе контрактов и т.д.). Плюс стоит пообщаться на форуме, дабы узнать мнения коллег о тех или иных системах. Остальное - дело вкуса и возможностей.

 Существуют ли бесплатные поисковики?

Конечно, существуют. Например, поиск ЕИС и площадок в их открытой части. Шутка))
На самом деле, нужно хорошо понимать, что поддержка таких программ выливается в существенные расходы - оплата и обслуживание серверов, разработка и поддержка собственно программного кода и методов отбора и т.д. Поэтому вероятность найти бесплатный поисковик, который работал бы адекватно, стремится к нулю.
Тем не менее, есть одна полезная возможность - бесплатное тестирование. Разработка новых программ этого класса ведется постоянно, и часто разработчики на этапе опытной эксплуатации предоставляют возможность пользования системой неограниченному кругу лиц (по регистрации, но бесплатно).
На нашем форуме реализован доступ к нескольким поисковикам в рамках партнерских программ. Также, большинство разработчиков предоставляют сервисы бесплатно на период ознакомления - от нескольких дней до 1-3 месяцев.

[kir_dfg]

 Как можно автоматизировать работу по закупкам у заказчика или поставщика?

Вариантов достаточно много - начиная от простого файла в Excel до сложной программы собственной или сторонней разработки с интеграцией с бухгалтерской системой. На сегодняшний день, таких разработок существует довольно много. Одна из них в базовой комплектации распространяется через наш форум (программа "Эконом-эксперт", см.тему про программу автоматизации у заказчика). Существуют также программы для поставщика, совмещенные с поисковыми функциями (например, известный многим Seldon).
Для тех, у кого бухгалтерия работает на 1С, существует отдельный класс программ, осуществляющих почти все организационные закупочные функции. К сожалению, они достаточно дороги.
Автоматизация для заказчика может быть частично осуществлена также и через ВСРЗ, однако, как правило, подобные системы на это не рассчитаны. Их основное назначение со стороны заказчика - сбор информации, а не ее обработка.