Обсуждение: архивирование документов по прошедшим процедурам

[Литвинова]

а как же закупки малого объема, мы на них тоже протоколы составляем. Сколько хранить их?

[Alexnf]

Копировал-копировал, а меня опередили :} . Мне почему-то еще казалось, что за хранение доков по ОАЭФ ответственен оператор ЭТП (но пункта, это устанавливающего, сейчас не нашел). И насчет котировок - они у нас разве остались не охваченными законом?

По конкурсам Статья 28, ч.15:

15. Протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, и разъяснения конкурсной документации, а также аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком, уполномоченным органом не менее чем три года.

По аукам Статья 37, ч.15:

15. Протоколы, составленные в ходе проведения аукциона, заявки на участие в аукционе, документация об аукционе, изменения, внесенные в документацию об аукционе, и разъяснения документации об аукционе, а также аудиозапись аукциона хранится заказчиком, уполномоченным органом не менее чем три года.

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ от 25 августа 2010 г. N 558
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ"
статьи с 272 по 279
с статьях 273, 275, 278 - присутствует запрос котировок

[Zuzutin]

а как же закупки малого объема, мы на них тоже протоколы составляем. Сколько хранить их?

Что за протоколы? если не секрет.

[Литвинова]

ну протоколы на закупку малого объема- как иначе комиссия примет решение о закупке подобных товаров или услуг? Должен быть протокол, 3 ценовых предложения, на основании которых комиссия выбирает поставщика услуг или товаров.
Эти документы требует и Министерство и все проверяющие органы

[Олег]

Что за протоколы? если не секрет.

У нас тоже так. Порядок закупок до сотки прописан в положении.. там надо вроде как собрать предложения от трех фирм, рассмотреть их предложения и выбрать лучшего по цене, все это оформляется протоколом. Пишу приблизительно, т.к. сам досоточными закупками не занимаюсь.

[Литвинова]

Что за протоколы? если не секрет.

У нас тоже так. Порядок закупок до сотки прописан в положении.. там надо вроде как собрать предложения от трех фирм, рассмотреть их предложения и выбрать лучшего по цене, все это оформляется протоколом. Пишу приблизительно, т.к. сам досоточными закупками не занимаюсь.

Совершенно с вами согласна, но вот, частенько слышу, что в некоторых городах не придерживаются этого.
Итересно как проходит такой порядок у проверяющих органов-у нас с этим очень строго.

[Спец по размещению]

В каком виде заказчик должен хранить поданную котировку в эл. виде? Распечатанную со скринами эцп или..?

[Znatok]

Распечатайте всю инфу, в т.ч. и скрины. Прошейте, пронумеруйте, на обороте скрепите записью "Копия верна" и подписью руководителя и оттиском печати. Такого варианта будет достаточно.

[Mileroo]

или можно распечатанный вариант включить в котировочную документацию, а оригинал сохранять в почтовом ящике?

[Олег]

Мы все эл.документы, включая заявки и подтверждения об их получении храним на компьютере, а в конце года скидываем на двд и на инвентарное хранение. Т.к.это оригиналы документов.

А так, обязательно распечатываем заявку вместе со скриншотом сертификата и ставим на номер, как и бумажные заявки. Далее зашиваем в дело вместе с распоряжением, извещением, протоколами. А как иначе на комиссии их рассматривать? Заставлять полковников в файликах ковыряться?